RESERVACIÓN DE SALA
SOLUCIONES QUE ELIMINAN CONFLICTOS DE RESERVACIÓN DE SALAS
A medida que su negocio crece, se vuelve más importante proveer espacios de colaboración para su equipo. A medida que usted implementa más y más Salas de Reuniones y Salas de Conferencia, la administración de estos espacios comienza a volverse un poco complicada. Sistemas de reservación de Salas se hacen entonces necesarios.
¿Alguna vez le ha pasado lo siguiente? Algunos miembros de su equipo de trabajo ven una sala vacía y deciden entrar para reunirse y trabajar juntos en un Proyecto o tarea. Sin embargo, un grupo diferente depronto entra a la sala y se sorprende al ver a otros en la sala que ellos han reservado para su reunión. Comienza entonces un íncomodo intercambio de cierre de computadores, recolección de documentos, finalización de una llamada de conferencia y, de pronto, algún comentario sarcástico, y la productividad de dos grupos queda arruinada aún cuando han superado esta situación.
¿Y que tal esto? Un miembro del equipo agenda una reunión e imprimen información sobre cuál sala está reservada en una fecha y hora particular. A continuación la nota es pegada en la puerta de la sala. La persona requirió gastar tiempo escribiendo la nota y tinta de impresora para algo que es temporal. Tal vez la cinta pegante no se mantenga y la nota se caiga al piso. Alguna otra persona probablemente verá el papel en el piso y lo tirará al bote de basura, anulando el proceso completo de todas formas.
Incluir un sistema de Reserva de Sala en su negocio permitirá a su equipo reservar espacios efectiva y eficientemente. Una pantalla sensible al tacto interactiva estilizada y atractiva, elegantemente montada, justo al lado de la entrada de la sala de reuniones, muestra reuniones venideras, quién la reservó y destaca en verde o rojo segun la disponibilidad de la sala. Si algunos miembros del equipo necesitan rápidamente usar una sala disponible pueden verificar si dicha sala está disponible por alguien más tarde. ¡Evite el incómodo intercambio anterior!
El sistema de Reserva de Sala puede estar integrado directamente en su sistema seleccionado de servidores (Outlook/Exchange, por ejemplo). Cuando una reunión es agendada en Outlook y la sala es incluida como parte de la invitación, los sistemas automáticamente se sincronizan y el panel de Reserva de Sala afuera de la sala es actualizado. ¡No más papeles pegados en la Puerta de la sala!
Una reunión también puede ser agendada directamente desde el panel sensible al tacto por fuera de la sala. Digamos que algunos de sus miembros de equipo terminan su reunión y quieren rápidamente agendar la siguiente. Mientras van saliendo ellos pueden usar el panel sensible al tacto ubicado justo al lado de la puerta para reservar su próxima reunión en la misma sala fácilmente.
Para hacer las cosas aún más fácilmente, puede incluir un sensor de presencia en la Sala de Reuniones. De nuevo, si unos miembros de su equipo quieren rápidamente usar alguna sala sin reservarla formalmente, el sensor de presencia “verá” a las personas en la sala y automáticamente actualiza la disponibilidad de esta en el sistema de Reserva de Salas mostrando que la sala está ocupada. Cuando los miembros abandonan la sala, el sensor de presencia automáticamente comunica al Sistema de Reservas de Sala que la sala está ahora disponible.
EQUIPO TÍPICO DE RESERVA DE SALAS
- Paneles sensibles al tacto estilizados y atractivos montados a la pared, marco o vidrio justo al lado de la sala de reuniones destacando en rojo o verde, basado en la disponibilidad.
- Indicadores opcionales montados en la pared (destacando en rojo o verde también) que pueden ser instalados en lo alto de la pared para fácil visualización desde grandes distancias.
- Conexión directa a su red corporativa a través de un solo cable CAT6.
- Energía suministrada por PoE para una fácil instalación usando un solo cable.
- Sensores de presencia discretamente ubicados en el techo dentro de la sala para ver si hay miembros usándola.
- Procesador de control opcional para conectarse a los servidores internos de su empresa (por ejemplo, Exchange).
